Печать в PDF

Печать в PDF

Добрый день дорогие друзья! Сегодня я хочу Вам рассказать как напечатать любой отчет в формате PDF. Печать в PDF требуется, конечно, не часто, но знать как это делается все-таки стоит, может и Вам когда-нибудь пригодится.

Зачем нужна печать в PDF?

Если у Вас не получается самостоятельно решить данную проблему, то Вы можете перейти в раздел ПОМОЩЬ и Вам помогут наши специалисты.

Для чего вообще нам нужна печать в PDF? Совсем недавно один мой знакомый попросил меня распечатать ему отчет, его принтер успешно и вовремя скончался. Отчет был по экологии. Скинул он мне эксель файл с готовым отчетом. Но у меня стоял старый эксель и его отчет отображался у меня не корректно. Тогда я ему сказал, что сохрани отчет в PDF и пришли мне. Оказалось, он этого не умеет. Ну так давайте учиться вместе!

Сохраняем отчет в PDF файл

Существует несколько методов преобразования любого отчета в PDF. Чтобы любой отчет без лишних проблем и усилий преобразовать, нам понадобиться установить еще один принтер.

Ну это не совсем принтер конечно, а так, программа, которая заставляет думать компьютер, что это принтер. Если у Вас уже есть какой-то установленный принтер, то все дальнейшие действия, я Вам гарантирую, ни как не повлияют на работу основного Вашего, настоящего принтера.

Зачем вообще нам нужно устанавливать еще один виртуальный принтер? Дело все в том, что мы будет преобразовывать документ путем его печати. То есть, мы как бы распечатаем документ, но по сути он пересохранится в формат PDF. Я считаю этот способ очень удобным, потому что при такой конвертации документ будет выглядеть точно так же, как если бы мы просто напечатали его на бумаге.

Принтер, который нам понадобится, называется CutePDF. Есть много его аналогов, но принцип работы у всех одинаковый. Поэтому будем рассматривать именно этот. Скачать CutePDF Вы можете вот тут.

Устанавливаем CutePDF принтер

Давайте теперь установим этот принтер. Найдем наш установочный файл. Выглядит он вот так.

Запакованный инсталлятор

Видим, что файл запакован. Распаковываем его. Если Вы не знаете как это сделать, то прочитайте мою статью вот тут.

Теперь у нас появится наш установочный файл.

Установочный файл CutePDF

Запускаем его. Сразу увидим лицензионное соглашение, ставим точку напротив слов «I accept the agreement» и дальше нажимаем кнопку «Next».

Лицензионное соглашение

Дальше нам будут предлагать установить ненужные нам программы, просто нажимаем «Next» и при этом галочку не ставим!!!

Ненужные программы

Все готово к установке, нажимаем «Install».

Начинаем установку

Наблюдаем процесс установки.

Процесс установки

В конце установки программа покажет нам вот такое окно. Нажимаем «Да».

Соглашаемся на установку дополнительных программ

Дальше продолжится установка, но от Вас ни каких дальнейших действий не потребуется.

Ставим дополнительные модули

Все, на этом установка завершена. Чтобы посмотреть, что все прошло успешно, давайте посмотрим установился ли принтер. Для этого зайдем в «Пуск», а затем в «Устройства и принтеры»

Устройства и принтеры

Теперь найдем нужный нам принтер. Выглядеть он должен вот так.

CutePDF принтер

Теперь давайте учиться его применять!

Как преобразовать файл в PDF

Дальше все очень просто. Нам нужен любой документ, будь то отчет в экселе или в самой программе, как например в Налогоплательщик ЮЛ, где отчет не выгружается, а просто показывается нам перед печатью. Для примера я возьму простой отчет по экологии. Изначально он у меня в экселе.

Отчет в экселе

Для того, чтобы наш отчет преобразовался в PDF формат, напечатаем его. Печатать будем не Вашим основным принтером, а принтером CutePDF, который мы недавно установили. Перейдем в меню «Файл» и выберем пункт меню «Печать…»

Печатаем документ

Открылось меню принтеров, выбираем наш CutePDF и нажимаем печать, ну или «ОК».

Выбираем принтер CutePDF

И дальше произойдет вовсе не печать! А откроется окно, которое спросит у Вас, куда сохранить файл?? Вот так и произойдет конвертация, просто сохраняем файл, в любое место в формате PDF.

Печатем отчет в PDF

Теперь, если Вы посмотрите на сохраненный отчет, то увидите, что он имеет формат PDF.

Отчет сохранился в PDF

На этом наш процесс печать в PDF любого отчета завершен!

Но есть еще пара способов, как можно некоторые отчеты перевести в PDF.

Печать в PDF отчетов из EXCEL

Теперь рассмотрим еще один вариант, как можно отчет перевести в формат PDF. Но если предыдущий вариант подходит нам для любого отчета и для любой программы, в которой мы работаем, то теперь мы рассмотрим вариант, когда отчет у нас сделан именно в EXCEL.

Вот, например, мой отчет по экологии. Он выгружается в EXCEL, отчеты по ФСС, если Вы их выгружаете из программы АРМ ФСС, тоже по умолчанию выгружаются у нас в EXCEL. Давайте попробуем эти отчеты перевести в PDF.

Для этого нам понадобится программа LibreOffice. Это бесплатный аналог Microsoft Office. Скачать LibreOffice Вы можете отсюда.

Скачиваем его и устанавливаем. Если Вы не знаете как установить LibreOffice, напишите мне в комментариях и я сделаю отдельную статью на эту тему.

Предположим, что Вы все-таки установили LibreOffice или он у Вас уже был установлен. Теперь откроем отчет по экологии именно в этом редакторе.

Отчет по экологии в эксель

Теперь нажмем «Файл» и выберем раздел меню «Экспорт в PDF…».

Экспорт в PDF

Появится окно экспорта, выставляем качество 100%, можно редактировать разрешение PDF. По умолчанию установлено 300 DPI. Как правило, например, доверенности ПФР и ФНС просят в разрешении 300 DPI, но если инспектор просит Вас поменять разрешение, то поменять это разрешение Вы можете именно здесь! После того, как Вы выставили все параметры, нажимаем «Экспорт».

Экспорт в PDF из Libreoffice

Далее появится окно «Экспорта», просто выбираем куда сохранить файл и нажимаем кнопку «Сохранить».

Экспорт PDF из EXCEL

Все, теперь у нас отчет в формате PDF.

Теперь рассмотрим еще один случай, когда отчет Вам нужен в PDF, но так, чтобы клиент или кто-либо еще, не смог его ни как отредактировать. То есть, Вам нужно сделать отчет в виде картинки. Такой отчет можно будет только напечатать или посмотреть на компьютере, ни подгрузить, ни исправить его ни как нельзя.

Для того, чтобы сделать не редактируемый отчет, нам понадобится еще один виртуальный принтер. Этот принтер называется XPS принтер.

Печатаем отчет на XPS принтере

XPS принтер установлен на все версии Windows по умолчанию, начиная с Windows Vista. Проверить его наличие у Вас, можно зайдя в «Устройства и принтеры», как мы делали ранее.

Microsoft XPS Document Writer

Печать через этот принтер осуществляется точно так же, как и на CutePDF принтере. Вам только нужно выбрать не CutePDF принтер, а Microsoft XPS Document Writer, он же XPS принтер.

Печатаем на XPS принтере

Теперь Вам нужно снова указать то место, куда будет сохранен файл. Выбираем место, пишем название файла и нажимаем «Сохранить».

Сохраняем XPS

Теперь наш файл сохранен в формате .xps и его можно только или напечатать или посмотреть, отредактировать его или подгрузить куда-нибудь ни кто не сможет.

Если Вам нужна помощь профессионального системного администратора, для решения данного или какого-либо другого вопроса, перейдите в раздел ПОМОЩЬ, и Вам помогут наши сотрудники.

На этом все! Теперь Вы знаете как можно сделать печать в PDF или в XPS любого отчета.

Если у Вас появятся вопросы задавайте их в комментариях! Всем удачи и добра!

Присоединяйтесь к нам в социальных сетях, чтобы самыми первыми получать все новости с нашего сайта!